Open Formats
I documenti memorizzati in forma elettronica sono una realtà consolidata e si ricorre sempre meno alla forma cartacea, per evidenti motivi di convenienza economica, praticità, spazio, possibilità di rielaborazione, trasmissione, ecc., ecc..
Ma come avviene la memorizzazione?
Siamo sicuri di poter recuperare i nostri documenti nel tempo?
La carta ci ha permesso di ritrovare antichi ed importanti documenti ma è anche la causa della perdita di moti altri, basta pensare ai roghi (link is external)di libri sai accidentali che deliberatamente procurati.
Il supporto informatico può garantire una alta durabilità del supporto e una facile duplicazione, ma non garantirne sempre la sua lettura. I formati dei più comuni documenti, testi, fogli elettronici, cambiano ed evolvono nel tempo, e si 'perdono' gli strumenti atti a leggerli: spariscono nella frenesia di nuove release.
I formati proprietari non sono pubblicamente documentati, l'aziende che li hanno definiti tengono per se le caratteristiche di implementazione. I formati proprietari sono legati a brevetti, royalty e 'legacci vari' che li rendono di difficile adozione da parte di terzi e comunque legano il documento, di proprietà di chi l'ha creato, alle aziende proprietarie del formato.
Sembra un problema marginale, ma coinvolge la proprietà del documento e la possibilità di utilizzarlo liberamente attraverso strumenti informatici (licenze).
La controparte sono i formati aperti, ovvero pubblicamente documentati, standardizzati, liberi da vincoli di brevetti e limitazioni d'uso. Questi slegano il formato del documento da imposizioni e programmi di elaborazione. Noto il formato è possibile leggere il documento in qualunque occasione anche lontana, nel tempo, rispetto alla data di creazione del documento stesso, certi di non contravvenire a brevetti o essere soggetti a vincoli.
E' quasi inutile sottolineare che i formati aperti vanno di pari passo con il software open, sposandone le filosofia.
I formati aperti stanno acquisendo importanza e diffusione, anche perché il legislatore sta cominciando a rendersi conto della importanza di adottare tali standard: diverse nazioni e hanno adottato, per la pubblica amministrazione, formati aperti.
In Italia (link is external)il processo vede diverse raccomandazioni e alcune regioni hanno aderito formalmente a tali formati.
ODF(link is external) (Open Document Format) è lo standard più diffuso, ma non l'unico. ODF è utilizzato come formato predefinito in LibreOffice per tutti i documenti gestiti dal pacchetto. Il Regno Unito(link is external) lo ha adottato recentemente preferendolo a OOXML.
OOXML(link is external) è la versione open document proposto da Microsoft.
I principali strumenti per l'ufficio (word processor, foglio elettronico, presentazione), supportano i formati aperti, compreso Microsoft Office.
L'adozione dei formati open presenta, quindi, vantaggi e indipendenza dallo strumento adottato per gestire i documenti. La migrazione è consigliata anche se non sarà sempre semplice spiegare agli utenti e alle strutture di supporto informatico le ragioni della scelta. L'adozione di formati aperti non sarà nemmeno completamente gratuita. Ci sarà bisogno di supporto, riconfigurazione, ma i costi supportati si ripagano nel tempo e possono essere mitigati adottando anche strumenti open (OSS).